ChatGPTをAI秘書として使ってみた！生成AIの活用方法

毎朝メールボックスを開くと、未読が100件超え。会議の議事録はまだ書き終わっていないし、来週のプレゼン資料も手つかず…。こんな状況、思い当たりませんか？

実は今、「AI秘書」を使って、こうした日常業務をグッと楽にしている人が増えています。難しい設定は不要で、今日から誰でも始められます。この記事では、実際にどんな風に使えるのか、具体例を交えてご紹介します！

なお、ChatGPT、Claude、GeminiなどAI秘書に使えそうな生成AIはいくつかあります。ただ、それぞれ得意、不得意があり現時点（2025年10月17日時点）では、この生成AIで十分というのはありません。それぞれの生成AIを使ってみてのレポートをお届け予定です。
※進化の早いこの世界では、一週間後にはできるようになっている可能性もありる点をご了承ください。

なぜ今、AI秘書が必要なのか

忙しすぎる中小企業の現場

中小企業で働く管理職の方々は本当に多忙です。経営判断や営業活動といった本業に加えて、メール対応、資料作成、スケジュール調整などの事務作業にも追われています。

ある調査では、管理職が事務作業に費やす時間は1週間で平均15時間。これは全体の40%近くにもなります。つまり、週5日勤務のうち丸2日分が事務作業に消えている計算です。

人を雇う余裕はない、でも仕事は減らない

「秘書を雇えたらいいのに」と思っても、中小企業では現実的ではありません。人件費の問題もありますし、そもそも採用活動をする時間すら取れないのが実情です。

そこで注目されているのが、生成をAI秘書として使う方法です！月額2,000〜3,000円程度で、24時間365日働いてくれる秘書が手に入ると考えれば、試してみる価値は十分にあります。

ChatGPTでこんなことができる!具体的な使用例

使用例1:メールの下書きを一瞬で作成

こんな場面で

重要なメールを自分で選んで、それぞれ返信を考えていませんか？見積もり依頼への返信、社内への連絡メールなど、毎日何通ものメールを書いていませんか?

ChatGPTの使い方

特にメール内容を参照させなくても、「取引先への納期遅延のお詫びメールを書いて。理由は部品の入荷遅れ。誠意が伝わる丁寧な文面で」とChatGPTに伝えるだけでも十分です。すると、わずか数秒で適切なメール文が完成します。あとは自分の状況に合わせて少し手直しするだけでOK。1通あたり10〜15分かかっていたメール作成が、2〜3分で終わります。

さらに使いこなしたい方は、「昨日の18時以降に届いているメールの中から、重要なメールを選んで、返信を考えて」
とChatGPTに伝えましょう。重要なメールを選択し、内容を踏まえたうえで返信内容を考えてくれます。なお、この機能を使うためにはGmailとの連携が必要ですが、手順もChatGPTが教えてくれるのでご安心ください。

実際の効果

1日10通のメールを書く人なら、1日あたり1時間以上の時間短縮になります。月間で20時間、年間では240時間もの時間が浮く計算です。ChatGPTと外部サービスとの連携次第では、例えばGmailで下書きまでしてくれていて、あとは送信ボタンを押下するだけという世界になるでしょう（自動送信までは怖くてできないと思いますが、、）

使用例2:会議の議事録を自動で整理

こんな場面で

会議が終わった後、メモを見ながら議事録を清書する作業に1時間以上かかっていませんか?

ChatGPTの使い方

会議の音声データからの自動文字起こし、要約までできると良いのですが、残念ながら2025年10月17日時点では文字起こしはできませんでした。ですので、NotebookLMにて文字起こしをして、その文字起こしデータを使って議事録を起こしてもらいました（そのままNotebookLMで議事録を、、、というツッコミは無しでお願いします）

文字起こししたデータをそのままChatGPTに貼り付けて「主要トピック、決定事項、課題、今後の対応の形式で読みやすい議事録にして」と指示します。すると、きれいに整理された議事録が完成します。誰が何をいつまでにやるのかも自動で箇条書きにしてくれるので、実際のアクションにつながりそうです。

実際の効果

議事録作成時間が60分から10分に短縮。週3回会議があれば、週に2.5時間の節約です。しかも読みやすい議事録になるので、後から見返したときも理解しやすくなります。

使用例3:企画書のたたき台を作成

こんな場面で

新しい企画を考えるとき、白紙の状態から始めるのは大変です。

ChatGPTの使い方

「〇〇というサービスの企画書を作りたい。ターゲットは△△で、目的は□□。企画書の構成案を考えて。」と依頼します。すると、「背景」「課題」「解決策」「実施計画」「予算」といった構成案が提示されます。それを元に自分なりに肉付けしていけば、企画書が完成します。

実際の効果

ゼロから考えるストレスが減り、企画書作成が半分の時間で完了。しかも、見落としていた視点も指摘してもらえます。

使用例4:出張のアレンジ

こんな場面で

ご自身の出張予定について、自分自身でスケジュールを組んでいませんか？また、お店探しにも苦労していませんか？予算と制約を満たす移動/宿/会食の最適プランニングをしてくれます。

ChatGPTの使い方

「来週木曜の大阪日帰り出張計画を作成してください。東京発11時台の便/新幹線です。客先（梅田）には14時–16時です。昼は移動中に済ませる前提で。17:00–18:00で梅田周辺の静かなカフェ会議候補を3つ。夕食は個室・禁煙・1人8千円目安で３店候補を。全行程を時系列で、予約リンク付きで提示。」と依頼します。

実際の効果

次の画像は、実際にアウトプットされた行程案と、カフェの候補の一部を示しています。全ての旅程を具体的に提示するだけでなく、移動の余裕時間まで考慮してくれているので安心です。土地勘のないエリアだとお店探しも大変ですが、ある程度要望を満たしたお店を提案してくれて助かります。個人的にも落ち着いたホテル系ラウンジ風のグランドカフェに行ってみたいなと思いました（笑）。

ChatGPTをAI秘書として使うとこんな効果が

数字で見る効果

実際にChatGPTを業務で使い始めた企業からは、次のような効果が報告されています。

• メール作成時間:70%削減
• 議事録作成時間:80%削減
• 資料作成時間:50%削減
• 情報収集時間:60%削減

ある製造業の営業部長(50代)は、「導入前は毎日2時間の残業が当たり前だったが、今では定時で帰れる日が増えた。家族との時間も取れるようになって、仕事のモチベーションも上がった。」と話しています。

お金に換算すると

月額3,000円程度の投資で、月に20〜30時間の工数削減ができます。時給2,000円で計算すると、月4〜6万円分の価値です。年間では48〜72万円にもなります。投資対効果で考えると、非常に優れたツールだと言えます。

数字だけじゃない効果

効率化以外にも、次のような変化が起きています。
• 仕事のストレスが減った
• 考える時間が増えた
• 新しいアイデアが浮かびやすくなった
• 社員のデジタルスキルが向上した
• 「うちの会社も変わってきた」という実感が生まれた

特に、「面倒な作業が減って、楽しい仕事に集中できるようになった」という声が多く聞かれます。

まずは1週間、使ってみませんか?

ChatGPTをAI秘書として使うことで、毎日の業務が驚くほど楽になります。難しい知識は不要で、スマホが使える人なら誰でも始められます。大切なのは、「完璧に使いこなそう」と思わないことです。最初は1つか2つの業務で試してみて、徐々に使う場面を増やしていけばOKです。

今日からできること

１．ChatGPTのアカウントを作る（無料）
２．明日のメール1通を、ChatGPTで下書きしてみる
３．使ってみた感想を同僚に話してみる

1週間使ってみれば、「これは便利だ」と実感できるはずです。そこから有料プランに変更して本格的に活用していけば、働き方が変わります。

もっと詳しく知りたい方へ

「うちの会社でも使えるかな?」「どう始めたらいいかわからない」といった疑問がある方は、ぜひお気軽にご相談ください。貴社の業務内容に合わせた活用方法をご提案いたします。DXの第一歩として、ChatGPTのようなAI秘書から始めてみませんか？

次回以降で他の生成AIでの使用方法をお伝えする予定です。お楽しみに！